電子文件是指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲於磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等設備閱讀、處理並可以在通信網絡上傳遞的文件。

基本特徵

       第一，電子文件是由電子計算機生成和處理，其信息以二進制數字代碼記錄和表示，因此亦可稱為「數字文件」。這是電子文件與以往所有其他形式文件的基本區別，也是電子文件信息與其他數字信息的共同點。數字信息使用0和1兩種兩種數碼的組合來記錄信息，每一個0或1叫做1個比特，需要記錄的信息用一串比特存儲於計算機存儲器（包括內存儲器和各種外存儲器）中，並可通過通信網絡進行傳輸。

       第二，電子文件是文件的一種類型，應該具有文件的各種屬性，特別是要有特定的用途和效力。這是電子文件與其他數字信息的基本區別，也是電子文件與其他形式文件的共同點。

       從邏輯上說，電子文件是「數字信息」和「文件」兩個概念的交集，它是具有文件特徵的數字信息，又是以數字信息為特徵的文件。

種類

對比區別

電子文件

       廣義的「電子文件」 一般泛指由任何機構、組織或個人形成的所有電子記錄，與傳統文件、檔案概念相對應。按照現代文檔一體化的理念，廣義電子文件概念同時涵蓋了歸檔前的電子文件和歸檔電子文件。而狹義的「電子文件」，特指由政府部門、公共機構形成的電子化文件，它具有文件的各種屬性，且一般是公務活動中形成的（但不限於公文，還包括各類業務文件材料和數據），具備一定規範化的形成、審核、流轉等程序和管理要求，具有真實性、完整性和有效性。檔案登記備份所指的電子文件是廣義的電子文件。

電子數據

       電子數據是指基於計算機應用、通信和現代管理技術等電子化技術手段形成的，包括文字、圖形符號、數字、字母等的用戶和計算機環境數據，它包括各類電子文件和電子文檔。電子數據概念的外延比電子文件更廣泛，形成環境更多樣，既包括公務活動中形成的電子文件數據，也包括非公務活動中形成個人信息和系統環境信息等（如臨時數據、系統環境、應用軟件環境等）。

電子文檔

       電子文檔一般泛指計算機術語中的文檔文件（一般指文字表格型的文檔，如word文檔、excel文檔，但也可用於圖形、圖像、音頻視頻等其他媒體類型的文檔），包括系統文檔（如幫助手冊、系統配置文檔等）和用戶文檔，屬於電子數據的其中一類，與電子文件概念有交叉但不相互包含。電子文檔概念則在檔案術語中較少使用。

電子公文

       電子公文是指符合公文特徵的電子文件。一般指電子形式的各類紅頭文件，有特定的版式和形成、辦理流程要求，需以簽章等形式加以確認。電子公文屬於電子文件的其中一種類型。

　

　

電子文件的分類與甄別

       在信息社會之中，電子文件是信息記錄的主要形式。網絡之中的電子文件數量十分巨大，需 要人們加以科學地管理，才能便於人們的利用。  

那麼，我們首先應當解決電子文件的分類問題。電子文件由於與紙質文件形態的不同，其分類原則與方法也應當有所區別。  

       在一台沒有聯網的幾個部門共用的計算機之中，我們可以按照不同部門或時間先後順序對機內文件簡單劃分一下。各自部門的文件以部門間稱相互區別，或以文件錄入者的姓名或代碼 相互區別。而內部網絡中的計算機文件，就應當按行業、地區或系統相區別，然後再給予每 個文件的制發單位一個獨立的數碼。如果考慮到與歸檔後的電子檔案類別相互協調，也可參 照檔案全宗號和檔案分類號劃分電子文件的類別。  

       企業內的電子文件分類，也可參照國家檔案局制訂的《工業企業檔案分類試行規則》劃分，把企業中的全部電子文件劃分成公務文書類、科技圖文類、財會文件類、人事文件類，然後 借鑒檔案分類號細分電子文件類別。  

       電子文件的檢索原則應當是方便利用和便於文件保密。但電子文件只有做到科學分類，才能實現查找便捷。計算機對文件的檢索，基本上也是模擬人工檢索，只不過是信息處理速度遠 遠地超過人腦對檢索詞的反映速度。但是，如果機內文件雜亂無章，文件名稱不規範，同樣 會制約機檢速度。查找網上文件，更不可以盲目檢索，而必須知道所查找文件的網址、系統 、文件制發單位和文件名稱等等一系列檢索符號。否則，如同大海撈針。另一方面，電子文 件也需要保密或限制利用。企業經營決策、長遠規劃、技術專利、客戶管理文件、基本數據等不少信息屬於企業內部機密，有些內容不允許部人員知悉，有些可有償利用。對於這一部 分文件，一般的用密鑰加以控制。隨著網上竊密技術的不斷完善，進入網絡中的任何文件都再難以做到絕對保密。所以，對於企業的核心機密，應當採用更加穩妥的保密手段。  

       電子文件的甄別也是需要我們加以考慮的問題。這個問題的關鍵是區別電子文件真偽、區別電子文件的原件與複製件。電子文件進入網絡運行後，其複製是極為便利的，同時，也不能 排除別有用心者對客戶文件或檔案進行篡改，這樣的行為可能嚴重損害某些網上客戶的信譽 或經濟權益，甚至引起法律糾紛。這樣，我們就必須認真考慮電子文件的真偽識別問題。筆 者認為，電子文件制發單位可在機內輸入隱形條碼，使之與偽造或複製件相區別。當網上用 戶使用任何一份文件時，他只知道該文件內容，而無法知道該文件條碼。同樣，只有具備隱形條碼的電子文件才是原件，才能作為憑證或依據使用。  

電子文件的鑒定與歸檔

         電子文件在歸檔之前，要進行認真地鑒定。電子文件的鑒定，主要是區分文件價值。在本單位製作的所有電子文件之中，只有那些對本單位工作具有查考利用價值或藝術保管價值的， 才有必要作為電子檔案保存下來。其餘的電子文件就可以在機內刪除。 

       電子文件的鑒定，也存在著區別真偽問題。檔案部門所保管的電子檔案，應當是電子文件的原件或真實的電子文件；否則，電子檔案就失去了憑證價值。歸檔的電子文件還應當區別出原件與複製件。文件制發單位必須將電子文件的原件歸檔，以保持該電子文件的原始性，以維護電子文件的憑證性和依據性。檔案部門應當將電子文件的隱形條碼與該文件一同歸檔 ，以維護電子文件的權威性，並作為電子文件原始性、憑證性和依據性的基礎。歸檔的電子文件複製件應註明原制發單位和複製人，使之與原件相區別。此外，還應對電子文件的完整性進行鑒定。主要包括電子文件內容的完整性、文件制發法律手續的完整性、法律依據的完 整性、文件辦理過程的完整性等等。  

       鑒定後需要歸檔的電子文件均應編製歸檔文件順序號，確定文件的保管期限，打印出文件移交目錄，以便辦理文件移交手續。電子文件的歸檔方式，有軟盤的歸檔和網絡中的置換歸檔兩種方式。軟盤歸檔主要是四通打字機的文件軟盤或未聯網的計算機文件軟盤。這些軟盤要進行編號，以便於雙方查驗。網絡之中的電子文件在移交前應通知檔案部門做好文件接收的置換工作，然後由文件管理部門通過網絡系統向檔案部門傳送歸檔文件，並將文件管理權向 檔案部門移交。網絡中的電子文件歸檔也應打印出文件目錄以備交接查存，重要文件應拷貝出軟盤備存。交接雙方按照規定辦理手續並在交接目錄上簽名，以示負責。